Was ist eine Erinnerung?

Eine Erinnerung ist eine Nachricht, die du an jemanden sendest, der deine Rechnung verspätet bezahlt. Es kommt natürlich auch mal vor, dass jemand vergessen hat, seine Rechnung zu bezahlen, und du kannst diese Person dann freundlich daran erinnern. Dieser Vorgang ist Teil des Debitorenmanagements.

An wen werden Erinnerungen verschickt?

Als Unternehmer schickst du deinen Kunden eine Rechnung für die erbrachten Dienstleistung oder Produkte. Natürlich müssen die Kunden diese Rechnung dann bezahlen. Ein Kunde, der deine Rechnung noch nicht bezahlt hat, wird als Schuldner bezeichnet. In der Praxis sind alle Kunden, die deine Rechnungen noch nicht bezahlt haben, Debitoren.Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung abgelaufen ist, musst du als Unternehmer möglicherweise Maßnahmen ergreifen, um die Zahlung doch noch zu erhalten. Natürlich schickt man nicht gleich ein Inkassobüro zu einem Kunden. Es könnte sein, dass der Kunde versehentlich vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen. In diesem Fall ist es wichtig, dass du deinen Kunden mit einer Erinnerung an die ausstehende Rechnung erinnerst.

Wie sieht eine Erinnerung aus?

Wenn ein Kunde eine Rechnung noch nicht bezahlt hat und die Zahlungsfrist abgelaufen ist, sendest du zunächst eine Erinnerung. Dies ist in der Regel eine freundliche Nachricht, die den Kunden an eine ausstehende Rechnung erinnert. Vielleicht hat ein Kunde die Rechnung vergessen oder es ist etwas anderes schief gelaufen. In der Regel werden viele Rechnungen erst nach einer Erinnerung bezahlt.Wie der Name schon sagt, geht es darum, einen Schuldner an eine ausstehende Rechnung zu erinnern. Dabei ist es wichtig, die richtige Sprache zu verwenden. Eine zu aggressive Wortwahl kann der Kundenbeziehung sehr schaden. Denke auch daran, dass du noch nicht weißt, warum der Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt hast.

Beispiel

Nachstehend findest du ein Beispiel für eine Erinnerung:Sehr geehrte Damen und Herren,unsere Unterlagen zeigen, dass wir für die unten aufgeführten Rechnungen noch keine Zahlung erhalten haben. Wir bitten Sie, diese Zahlung(en) innerhalb einer Frist von 7 Tagen zu begleichen.Falls Sie diese Rechnung bereits bezahlt haben, betrachten Sie sie bitte als nicht geschrieben.Mit freundlichen Grüßen,Name des UnternehmensDebitorenverwaltung

Wann können Sie eine Erinnerung senden?

Wie bereits erwähnt, darfst du als Unternehmer eine Mahnung versenden, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Aber wie lange ist die Laufzeit? Im Prinzip kannst du das selbst entscheiden. Manche Unternehmer möchten ihr Geld innerhalb einer Woche erhalten, andere bevorzugen eine Frist von 30 Tagen. Das Wichtigste ist, dass du eine Frist wählst, die realistisch ist und zu dir passt.

Was ist der Unterschied zu einer Mahnung?

Es kann vorkommen, dass ein Kunde auch nach Erhalt der Erinnerung nicht zahlt. Dann kannst du als Unternehmer in die nächste Phase des Debitorenmanagements eintreten. Dies ist der Zeitpunkt, an dem du eine Mahnung verschickst. Der Unterschied besteht darin, dass die Sprache in der Mahnung etwas eindringlicher ist. Natürlich schickst du die Mahnung nicht sofort, sondern wartest noch ein wenig. Du könntest zum Beispiel beschließen, die Mahnung 7 Tage nach der Erinnerung zu versenden.

Wie kann man schnell Mahnungen versenden?

Die Verwaltung von Schuldnern kann ohne ein spezielles Programm sehr mühsam sein. Schließlich musst du alle Zahlungen genau im Auge behalten, denn als Unternehmer möchtest du niemandem, der bereits bezahlt hat, eine Mahnung schicken. Mit InformerOnline können Zahlungen schnell mit Einkaufs- und Verkaufsrechnungen verknüpft werden. So ist deine Schuldnerübersicht immer auf dem neuesten Stand und du kannst schnell eingreifen. Mahnungen und Zahlungserinnerungen können direkt aus dem Online-Buchhaltungsprogramm InformerOnline versendet werden.