In diesem Artikel erklären wir dir folgendes:

• Was ist die Buchhaltung und warum ist diese so wichtig?
• Einfache vs. doppelte Buchführung
• Wer unterliegt der Buchführungspflicht?
• Einfache Buchführung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Doppelte Buchführung
• Aufbau einer klassischen Buchhaltung

Was ist die Buchhaltung und warum ist so wichtig?

Innerhalb eines Unternehmens ist die Buchhaltung eine zentrale Rolle des Rechnungswesens. Dort werden alle Zahlungsvorgänge, monetär als auch nicht monetär, erfasst und analysiert. Der eigentliche Begriff “Buchhaltung” stammt noch aus der Zeit, als alle Belege handschriftlich angefertigt und in Buchform sortiert wurden. Heute jedoch gibt es zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die eine solche Erfassung  wesentlich vereinfachen und erleichtern.

Doch warum ist die Buchhaltung in Unternehmen so wichtig?

Egalb ob Unternehmer, Selbständger oder Freiberufler, jedwede Unternehmensform ist gesetzlich dazu verpflichtet, seine Ein- und Ausgaben zu dokumentieren und ordentlich aufzuschlüsseln. Einzig allein die Art und Weise der Buchhführung unterscheidet sich. Während es bei einigen Unternehmensformen genügt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu veranlassen, sind andere zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.

In Österreich finden sich alle Regelungen zur Buchführungspflicht sowie zur Buchführung allgemein im Unternehmensgesetzbuch (UGB). Grundsätzlich ist sich die Gesetzeslage in Österreich und Deutschland relativ ähnlich, jedoch bei den Schwellenwerten (ab welchen die Unternehmen als buchführungspflichtig gelten) variieren die Zahlen: In Deutschland reicht ein Jahresumsatz von 600.000€ aus, in Österreich müssen es hingegen 700.000€ sein, um die Pflicht zur doppelten Buchführung zu haben.

Einfache vs. doppelte Buchführung

Allgemein gibt es zwei verschiedene Methoden, um den Gewinn am Jahresende zu ermitteln:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Doppelte Buchhaltung und Bilanzierung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine einfachere Form der Buchführung, da sie weniger komplex im Vergleich zur doppelten Buchhaltung ist.

Welche Methode im Endeffekt verwendet wird, hängt von drei verschiedenen Faktoren ab. Der eingetragenen Rechtsform des Unternehmens, ob das Unternehmen im Handelsregister/Firmenbuch eingetragen ist, sowie die Höhe des Jahresumsatzes. Folgende Rechtsformen sind beispielsweise zur doppelten Buchführung verpflichtet:

• Kommanditgesellschaft (KG)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH, GmbH & Co. KG)

Wer unterliegt der Buchführungspflicht?

Wie oben schon beschrieben, können Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler sich nicht aussuchen, ob sie eine Buchhaltung machen oder nicht. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Ein- und Ausgaben zu dokumentieren.

Der Begriff der “Buchführungspflicht” bezieht sich hierbei auf die Pflicht zur doppelten Buchführung. Hierbei sind auch der Jahresabschluss und die Bilanz inkludiert.

Einfache Buchführung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung betrifft alle, die nicht buchführungspflichtig sind. In erster Linie trifft dies auf Einzelunternehmer oder Freiberufler zu. Bei der EAR sammelst du fleißig alle deine Belege um somit deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen zu können. Damit diese Gegenüberstellung auch für Außenstehenden nachvollziehbar ist, ist es essentiell, dass du dir ein gutes Systems überlegst. Eine gut sortierte Ablage und die richtige Vergabe von Rechnungsnummer sind hierfür gute Beispiele. Vereinfacht könnte man also sagen, dass die EAR wie folgt funktioniert:

• Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn/Verlust

Eine weitere Sache sollte noch beachtet werden: Nämlich ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht.

Hierbei muss man aufpassen, welchen Steuersatz man berechnen muss. In Österreich unterliegen Waren und Dienstleistungen einem Steuersatz von 20 Prozent. Der ermäßigte Steuersatz von 10 Prozent findet Anwendung bei Heizkosten oder Renovierungsarbeiten, Vermietung oder Verpachtung und Lebensmittel sowie Personenbeförderung. Der zweite ermäßigter Steuersatz von 13 Prozent ist anzuwenden bei Lieferungen lebender Tiere und Pflanzen, Hotelübernachtungen, Brennholz und auf Künstlerumsätze und Kunsteinfuhr gelten auch die ermäßigten 13 Prozent.

Doppelte Buchführung

Im vergleich zur einfachen Buchführung, ist die doppelte Buchhaltung ein wenig komplizierter. Im Gegensatz zur EAR muss jeder Geschäftsvorfall deines Unternehmens buchhalterisch festgehalten und einem Konto zugewiesen werden. Die Entscheidung, welcher Beleg für welche Konten relevant ist, nennt sich Kontierung.  Damit ein Buchungsbeleg richtig zugeordnet wird, benötigt er folgende Mermale:

• Buchungsdatum und Buchungsnummer
• Belegnummer und Belegdatum
• Buchungstext
• Betrag

Der Buchungsbeleg wird dann mithilfe eines Stempels oder einem EDV-Aufkleber vorkontiert. Mittlerweile gibt es aber auch Programme, die die Vorkontierung von Belegen bereits im Zuge der Digitalisierung und mithilfe einer KI voll automatisiert vornehmen. Dennoch gilt sowohl hier als auch bei der EAR: Keine Buchung ohne Beleg.

Die Buchhaltung muss für Außenstehende in jedem Fall nachvollziehbar sein und alles, was in der Buchhaltung aufscheint, muss auch belegt werden können. Dabei ist es wichtig, ordentlich und sauber zu arbeiten, damit keine Belege verloren gehen und dann am Jahresende das große Suchen beginnt.

Grundsätzlich erfolgt die Ermittlung des Gewinns für buchführungspflichtige Unternehmen durch einen sogenannten Betriebsvermögensvergleich. Um einen solchen Vergleich machen zu können, muss sowohl eine Eröffnungs- als auch eine Schlussbilanz erstellt werden. Einfach gesagt wird der Status zu Beginn des Geschäftsjahres mit dem am Ende verglichen und dadurch der Gewinn bzw. der Verlust errechnet:

• Gewinn/Verlust = Betriebsvermögen am Jahresanfang – Betriebsvermögen am Jahresende

Der Aufbau einer klassischen Buchhaltung

Eine klassische Buchhaltung ist meist in drei verschienden Grundlagen aufgebaut: In Debitoren, Kreditoren und Banken. Für jemand, der gerade frisch mit dem Thema Buchhaltung anfängt, mag das sehr verwirrend klingen. Jedoch lässt sich dazu sagen: Eine solche Einteilung ist immer sinnvoll und richtig. So kann sich jeder Außenstehender, sei es ein Steuerberater oder ein Prüfer vom Finanzamt, immer genau das heraussuchen, was er gerade benötigt. Dabei lassen sich folgende Positionen unterteilen:

Debitoren

Debitoren, oder auch Schuldner genannt, sind Personen oder Unternehmen, die dir Geld für von dir erbrachte Leistungen oder Produkte schulden. In der Buchhaltung nennt man dies auch “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen”. Dies sind also alles Rechnungen, die du an deine Kunden schreibst. Diese Position gehört zur betriebswirtschaftlichen Auswertung und bildet mit anderen Positionen später deinen Umsatz im Jahresabschluss. Hier gehören also nicht nur Rechnungen rein, mit denen du positiven Umsatz machst, sondern auch Gutschriften und Stornorechnungen.

Kreditoren‍

Im Gegensatz zu den Debitoren, die dir Geld schulden, bist du als Kreditor derjenige, der anderen Personen Geld schuldet für deren erbrachte Leistungen. In der Buchhaltung spricht man auch von “Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen”. Damit sind alle Rechnungen gemeint, die ein anderes Unternehmen an dein Unternehmen stellt, oder auch Bestellungen, die du bei Privatpersonen tätigst, die dir dafür naturgemäß aber keine Rechnung ausstellen werden. Analog zu den Debitoren gehören hier auch Gutschriften und Preisnachlässe rein, die du für bestellte Leistungen bekommst. Das kann passieren, wenn du eine Ware zurückschickst oder für einen Mangel einer Ware oder Leistung finanziell entschädigt wirst. Es sind letztlich die Positionen, die den Aufwand deiner Firma beschreiben.

Banken

Bei den Banken handelt es sich schlicht um alle deine betrieblichen Kontoauszüge. Hier laufen Debitoren und Kreditoren in der Form zusammen, dass alle Positionen abgebucht oder gutgeschrieben werden. Es ist quasi dein Nachweis, dass du die Debitoren und Kreditoren rechtmäßig eingebucht hast. Bei allen Debitoren und Kreditoren, die sich nicht irgendwann über die Bank auflösen, hat man spätestens im Jahresabschluss den Punkt erreicht, wo man sich als Buchhalter die Frage stellen muss: Was ist mit dieser Position passiert? Warum wurde sie nicht beglichen? Die Ursachen dafür können unterschiedlicher Natur sein:

• Es liegt in irgendeiner Form ein Buchungsfehler vor, der dann in den Jahresabschlussarbeiten aufgeklärt und gegebenenfalls korrigiert wird.
• Rechnungen sind tatsächlich noch unbezahlt – entweder von dir oder deinen Kunden.
• Eine Rechnung wurde doppelt gebucht, beispielsweise weil mehrere Exemplare in der Buchhaltung gelandet sind.
• Es gibt noch ungeklärte Positionen, in den meisten Fällen als „Durchlaufende Posten“ genutzt, mit denen die entsprechenden Positionen nicht korrekt verrechnet wurden.
• Rechnungen des aktuellen Jahres werden erst im Folgejahr beglichen.

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