Was sind E-Rechnungen?

Bei E-Rechnungen handelt es sich um elektronische Rechnungen in einem speziellen XML-Format. Der von Oasis entwickelte UBL (Universal Business Language) Standard ist dabei ein internationaler Standard für E-Rechnungen. Der große Vorteil von sogenannten UBL-Rechnungen ist, dass diese automatisch und mit 100% Genauigkeit vom Empfänger eingelesen werden können. Die Rechnungsinformation ist also so codiert, dass sie sofort in deinem und im System des Empfängers erfasst werden kann! Dadurch arbeiten alle teilnehmenden Parteien deutlich effizienter. UBL hat den Datenaustausch von Behörden und Unternehmen vor allem in Europa deutlich vereinfacht und effizienter gemacht.

Vorgaben der Europäischen Union

Grundlegende Vorgaben zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber macht die Richtlinie 2010/45/EU. Sie wird in Bezug auf elektronische Rechnungen ergänzt durch die vom Europäischen Parlament am 11. März 2014 beschlossene Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt den Mitgliedstaaten vor, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Anschließend wird eine neue europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa eingeführt: 36 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie soll ein semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung vorliegen, das die verschiedenen nationalen Standards in Einklang bringt. Nach weiteren 18 Monaten wird die Umsetzung zwingend vorgeschrieben. Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten müssen und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
2. sie muss in einem elektronischen Format (z. B. .xml) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
3. menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
4. es muss die Echtheit der Herkunft garantiert sein (z. B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren)
5. es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein
6. alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein

Dies haben Rechnungsempfänger und der Rechnungsaussteller unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.

Nach Plänen der Europäische Kommission soll die elektronische Rechnungsstellung („e-Invoicing“) bis 2020 in Europa zum Standard werden.

Vorteile von E-Rechnungen

Damit du dir eine Übersicht deiner Vorteile durch E-Rechnungen machen kannst, haben wir dir diese in einer Übersicht zusammengefasst:

Kosten sparen

• Kein Drucken, Porto und Versan. Handle Umweltbewusst!
• Schnellere Rechnungsbearbeitung. Zeit ist Geld.
• Personalkosten sparen durch die automatisierte Verarbeitung.

Zeitaufwand

• Geringere Bearbeitungszeiten.
• Nie wieder manuelle Datenerfassung.
• Fehlerquote niedriger. Weniger Korrekturen.
• Kein Weg zur Post.

Sicherheit

• Rechtliche Anforderungen automatisch geprüft.
• Rechnungen können nicht mehr verloren gehen und sind jederzeit abrufbar.
• Interne Freigaberichtlinien werden berücksichtigt.

E-Rechnungen bei InformerOnline

Das Team von Informer ist davon überzeugt, dass E-Rechnungen die Buchhaltung erheblich erleichtern. Außerdem ist die Rechnungsstellung sicherer und zuverlässiger. Aus diesem Grund kannst du dich direkt mit InformerOnline kostenlos bei PEPPOL registrieren und somit UBL-Rechnungen über PEPPOL versenden. Bevor die E-Rechnungen an einen Empfänger senden kannst, musst du nur sicherstellen, dass dieser auch bei PEPPOL registriert ist. Dies kannst du in InformerOnline sehr einfach überprüfen, da wir dir genau anzeigen welche deiner Kunden und Lieferanten ebenfalls bei Peppol registriert sind.

Was ist PEPPOL?

Peppol ist eine internationale Transport-Infrastruktur welche es ermöglicht elektronische Rechnungen über ein gesichertes Netzwerk auszutauschen. Der hierfür genutzte XML-Standard ist UBL (Universal Business Language). Sowohl der Empfänger als auch Übermittler der E-Rechnung müssen hierbei in PEPPOL registriert und authentifiziert sein.

Empfängst du E-Rechnungen im UBL Format von deinen Lieferanten können diese direkt in InformerOnline von unserem Buchungsroboter mit 100%er Genauigkeit ausgelesen und verarbeitet werden. Alle deine Ein- und Ausgangsrechnungen werden automatisch in der Cloud gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.