Was ist das Kassabuch?

Das Kassabuch ist Teil der Finanzverwaltung und gibt einen Überblick über das Bargeld in der Geschäftskasse. Es bietet ist eine einfache Form der Buchführung und hilft dabei, die Bewegungen des Bargelds über einen längeren Zeitraum zu verfolgen. Daher ist es wichtig, es genau und täglich zu führen.‍

Inhalt des Artikels:

       
• Was ist ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?
       
• Wer muss ein Kassenbuch führen?
       
• Führung eines Kassenbuchs
       
• Vorteil von elektronischen Kassenbüchern
       
• Kassenbuch vs. Kassenbericht

Ordnungsgemäßes Kassabuch

Viele Unternehmer erzielen Ihre Einnahmen mittlerweile über bargeldlose Zahlungen (wie z. B. Überweisungen, Lastschriftverfahren, Zahlungen über EC- oder Kreditkarten usw.). Aber auch die Barzahlung ist nach wie vor üblich. Damit das Finanzamt alle erforderlichen Informationen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen erhält, müssen Sie folglich auch Ihre Einnahmen aus Barzahlungen belegen. Dies geschieht mithilfe des sogenannten Kassabuchs.Das Kassabuch gehört zu den wichtigsten Nebenbüchern der unternehmerischen Buchführung. Um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassabuchführung zu verstehen, muss man jedoch keineswegs ausgebildeter Buchhalter sein.Einfach ausgedrückt: Die Buchhaltung, einschließlich des Kassabuchs, dient als Besteuerungsgrundlage von Unternehmen. Demnach muss jeder Kassabucheintrag (Einnahmen, Ausgaben, Belegnummer, Steuersatz etc.) für das Finanzamt verständlich und nachvollziehbar sein.

Wer muss ein Kassabuch führen?

Jeder, der Bareinnahmen hat, muss diese auch aufzeichnen. Allerdings muss dies nicht jeder in der speziellen Form eines Kassabuchs tun.Wer seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss Rechnung (EÜR) ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassabuch zu führen. Es genügt, wenn eine einfache Liste mit allen Bargeldbewegungen erstellt wird, also mit allen Einnahmen und Ausgaben, Privateinlagen und -entnahmen. Für bilanzierende Unternehmen, deren Verbuchungen von Einnahmen und Ausgaben sehr viel komplexer sind, wie beispielsweise eine GmbH, ist das Führen eines Kassabuchs, neben der doppelten Buchführung hingegen eine Verpflichtung.Sie müssen über eine reale Kasse verfügen, die die direkte Barentnahmen für Ausgaben, wie beispielsweise das Vorstrecken von Reisekosten, ermöglicht.

Führung und Aufbau

Damit Sie Ihre Bargeschäfte ordentlich dokumentieren können, benötigen Sie ein einheitlich strukturiertes Kassabuch. Folgende Angaben müssen die Eintragungen immer enthalten:

       
• das Datum des Geschäftsvorfalls
       
• die Belegnummer, um den Beleg eindeutig zuordnen zu können
       
• den Buchungstext (Kurzbezeichnung des Geschäftsvorfalls)
       
• den Betrag und die Währung der Kassaeinnahme bzw. -ausgabe
       
• den angewandten Steuersatz
       
• den Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
       
• den aktuellen Kassenbestand und Sollkassenbestand

Der aktuelle Kassabestand bezeichnet den Wert der tatsächlichen Kassazählung. Dieser wird mithilfe des sogenannten Kassazählprotokolls bestimmt. Dabei protokollieren Sie einfach die eigene Zählung. Listen Sie den Inhalt Ihrer Kassa nach dem Wert der einzelnen Scheine und Münzen auf und addieren Sie die Beträge. Wichtig ist, dass am Ende der im Kassabuch eingetragene Sollkassenbestand mit dem tatsächlichen Wert der Kassazählung übereinstimmt.Mit der richtigen Kassabuch-Vorlage können Sie mit Ihrer Kassabuchführung direkt beginnen. Tragen Sie einfach alle notwenigen Daten vorschriftsgemäß in die entsprechenden Felder ein. Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Kassabuch täglich führen und die Daten mit allen dazugehörigen Belegen sorgfältig einpflegen. Beachten Sie bei der Erstellung eines Kassabucheintrags vor allem folgende Punkte:

       
• Das Kassabuch darf ausschließlich Barvorgänge enthalten.
       
• Tragen Sie am Anfang das genaue Datum sowie den Anfangsbestand des Vortags, Vormonats oder des Vorjahres ein.
       
• Kassazugänge gehören in die Spalte „Einnahmen“, Kassaausgänge in die Spalte „Ausgaben“.
       
• Tragen Sie alle Barvorgänge chronologisch (zeitlich) geordnet ein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.
       
• Überprüfen Sie am Ende, ob der Sollkassabestand mit dem tatsächlichen Wert der Kassazählung (Kassazählprotokoll) übereinstimmt.
       
• Achten Sie darauf, dass Ihr Kassabestand nie weniger als 0 Euro anzeigt.

Beispiel eines Kassabuchs:

Vorteile

Die Kassabuchführung ist dank professioneller Software ziemlich einfach geworden. Der Einsatz von elektronischen Kassabüchern bedeutet nicht nur weniger Verwaltungsaufwand, sondern bietet auch hinsichtlich der gefürchteten Betriebsprüfung mehr Sicherheit. Denn falls dem Finanzamt etwas unklar sein sollte, können Sie – ohne erst Ihr Kassabuch durchblättern zu müssen – alle Fragen schnell beantworten. Wichtig ist vor allem, dass Ihr Kassabuch auch den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Ganz gleich ob Sie Ihre Kassabuchführung auf Basis einer Excel-Tabelle oder mithilfe einer professionellen Finanzsoftware erstellen. Eine professionelle Finanzsoftware ermöglicht Ihnen eine effiziente, zeitsparende und korrekte Kassabuchführung. Sie speichert zuverlässig alle Kassabucheinträge und erstellt direkt die dazugehörigen Belege. Alle vom Finanzamt erforderlichen Unterlagen stehen Ihnen somit versandfertig zum Download bereit. Wenn du in deinem Unternehmen beispielsweise eine offene Ladenkassa bedienst, kannst Du mit nur einem Klick einen Kassabericht erstellen und diesen direkt an das Finanzamt weiterleiten. Gleichzeitig behälst Du zu jeder Zeit eine genaue Übersicht über die finanzielle Lage Deines Unternehmens. Abhängig davon, wie groß Dein Betrieb ist, ob Du buchungspflichtig bist oder nicht und wie intensiv Du deine Bargeschäfte betreibst, ist eine spezielle Kassabuch-Software für Dein Unternehmen entweder mehr oder weniger sinnvoll. Für nicht buchungspflichtige Betriebe oder Vereine reichen Kassabücher in Form von einfachen Excel-Tabellen vollkommen aus, während große Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, von den vielfältigen Funktionen von Kassabuch-Software erheblich profitieren.

Kassabuch vs. Kassabericht

Einen Kassabericht erstellen sollte jeder, der Bareinnahmen hat - unabhängig davon ob eine Pflicht zur Kassabuchführung besteht oder nicht. Im Kassabericht werden allerdings keine einzelnen Geschäftsvorfälle registriert. Stattdessen wird mit Hilfe eines Kassaberichts die Gesamtsumme aller Bareinnahmen des Tages (Tageslosung) ermittelt.Dazu muss der Inhalt der Kassa täglich nach Geschäftsschluss gezählt und inkl. Zählprotokoll im Kassabericht aufgezeichnet werden. Der Kassabericht muss dabei retrograd – also rückläufig – geführt werden, so sieht es das Muster vor.

Führung des Kassaberichts

Vom Kassenbestand am Tagesende werden zuerst die Privateinlagen abgezogen. Anschließend werden die Privatentnahmen addiert. Nun wird in einem letzten Schritt noch der Kassabestand am Tagesanfang abgezogen. Übrig bleibt die Tageslosung (Bareinnahmen des Tages).

Das Kassabuch in deinem Online-Buchhaltungsprogramm

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