Was ist ein Beleg?

Der Beleg bezeichnet grundsätzlich einen Nachweis für eine Ein- oder Ausgangsrechnung, bzw. ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Der Begriff ist ein Überbegriff und bezieht sich auch auf Quittungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons und andere geschäftliche Handlungen, die finanzielle Auswirkungen haben und daher in der Buchhaltung dokumentiert werden müssen.  In der Buchführung sind Belege somit unerlässlich und es darf keine Buchung ohne Beleg durchgeführt werden. Zusätzlich fallen Belge unter die Aufbewahrungspflicht und müssen in Österreich mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.

Außerdem wird zwischen Fremd- und Eigenbelegen bzw. externen und internen Belegen unterschieden.

Fremdbelege/ Externe Belege

Hierunter fallen alle Dokumente mit Kosten bzw. Gutschriften, welche von anderen Unternehmen bzw. Lieferanten an uns gestellt werden.Zu einem externen Beleg gehört beispielsweise:

       
• Eingangsrechnungen
       
• Quittungen
       
• Schecks
       
• Handelsbriefe
       
• Eingangsgutschriften
       
• Bankbelege
       
• Postbelege

Im eigenen bzw. internen Bereich

Damit sind Ausgangsrechnungen gemeint, also die Belege bzw. Geschäftsdokumente, die das Unternehmen selbst ausstellt.Darunter fallen:

       
• Entnahmebelege
       
• Gehaltslisten
       
• Ausgangsrechnungen
       
• Ausgangsgutschriften
       
• Nachweise über Retouren und Umbuchungen

Zudem kann bei Verlust ein spezieller Eigenbeleg erstellt werden. Dieser Beleg ist jedoch an besondere Anforderungen gebunden, damit dieser steuerrechtlich gültig ist.

Anforderung bzw. Inhalt

So vielfältig die verschiedenen Belege sein können, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen an diese Belege. Die Frage, wie ein Beleg aussehen muss, lässt sich also nicht pauschal beantworten. Es ist logisch, dass eine Inventurliste andere Angaben enthalten muss als zum Beispiel ein Kassenbon. Der wichtigste Beleg ist wohl die Rechnung.

Dein Beleg bei InformerOnline

In unserer online Buchhaltung können Belege über unsere App oder Chatbot ganz einfach fotografiert & hochgeladen werden. Mit der Zusatzfunktion OCR, werden Daten wie Rechnungsnummer usw. auch automatisch von unserem Erkennungsroboter erfasst und durch Robotic Accounting verarbeitet und verbucht. Der Beleg wird anschließend automatisch gespeichert und ist jederzeit abrufbar. So sparst du nicht nur Zeit und Archivierungskosten, sondern hilfst auch der Umwelt!