Zahlungsausfall; werden Ihre Fakturen pünktlich bezahlt?
Sie haben einen guten Auftrag bekommen, Sie haben sich sehr um die Erledigung bemüht, freuen sich über die gute Zusammenarbeit mit dem Kunden und das Produkt oder die Dienstleistung erfolgreich geliefert. Zufrieden verschicken Sie anschließend eine Faktur und hoffen auf eine baldige Belohnung. Wie bitter kann es sein, wenn Sie sich dann um den Erhalt des Geldes kümmern müssen, weil Ihr Kunde die Rechnung nicht pünktlich begleicht. Sie haben schließlich Ihr Bestes gegeben und den Auftrag korrekt ausgeführt. In diesem Blog lesen Sie, wie Sie als Unternehmer bei Zahlungsausfall handeln können.
Zahlungsausfall größtes Risiko für Unternehmer
Leider passiert es allzu oft, dass Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden. Schätzungsweise liegt bei 25 Prozent der Insolvenzfällen die Ursache bei Nichtbezahlung der Fakturen. Somit ist Zahlungsausfall eines der wichtigsten Risiken für Unternehmen. Deshalb sollten Sie Zahlungsvorgänge immer gut überwachen und sich gegebenenfalls gleich darum kümmern. Befragungen durch den ZZP Barometer (eine niederländische online Informationsquelle für Alleinunternehmer) zeigten, dass vor Jahren bereits 62 Prozent der Alleinunternehmer manchmal bis öfters zu spät bezahlt wurden, und 20 Prozent von ihnen ihr Geld sogar immer zu spät erhielten. Meiner Meinung nach sind das Besorgniserregende Zahlen, weil somit einer aus 5 Alleinunternehmern von vornherein schon weiß, dass er sein Geld nicht pünktlich erhalten wird.
Wie kann man Zahlungsausfall vermeiden?
Es ist schon schlimm genug, wenn man sich im Nachhinein um die Zahlung einer Faktur kümmern muss. Außerdem ist es Ihnen vielleicht peinlich, wenn man den netten Kunden, der vorher doch so gut kooperiert hat, deswegen anrufen muss. Womöglich fragen Sie sich dann selbst, ob Sie diese unbequeme Situation vielleicht hätten vermeiden können. Ganz vermeiden kann man solche Fälle wahrscheinlich nicht, aber hier finden Sie 5 Tipps, mit denen Sie das Risiko auf Zahlungsausfall verringern können.
1. Überprüfen Sie Ihre (neuen) Kunden
Es kommt Ihnen vielleicht misstrauisch vor, um neue Kunden zu überprüfen. Aber vorbeugen ist besser als heilen. Sie können bei der Wirtschaftskammer um Informationen und Hintergründe der Unternehmen bitten, wie etwa über die Firmenleiter und die Bevollmächtigten. Kann man über sie Informationen im Internet finden? Sind Betriebszahlen oder Kreditwürdigkeit des Unternehmens bekannt? Besonders bei neuen Kunden ist es vernünftig, Hintergrundinformationen einzugewinnen, aber auch bestehende Kunden sollte man hin und wieder neu überprüfen, weil sich im Laufe der Zeit vieles ändern kann.
2. Treffen Sie klare Vereinbarungen
Klarheit geht über alles. Teilen Sie Ihren Kunden gleich mit, welche Zahlungsfrist Sie anwenden und bitten Sie diesbezüglich um eine Bestätigung vom Kunden. Ich habe die Erfahrung gemacht, das sein Kunde hinterher behauptete, er hantiere eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, also mache ich das bei Ihnen auch!” Obwohl eine Frist von 14 Tagen abgemacht worden war. Solche Lernmomente haben für mich zu klaren Abmachungen geführt.
3. Verschicken Sie die Faktur baldmöglichst
Sobald Sie eine Produkt oder Dienst geliefert haben, sollten Sie die Faktur gleich verschicken, weil das Geschäft bei beiden Partnern noch in frischer Erinnerung ist. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen und Unklarheiten, die zu einem Zahlungsverzug führen könnten.
4. Gutes Verhalten fördern
Nicht nur bei Kindern und Haustieren wirkt Belohnung bei gutem Benehmen positiv aus, sondern ebenso bei Erwachsenen (also auch bei Unternehmern, wenn sie pünktlich bezahlen). Belohnen können Sie Ihren Kunden indem Sie sie extra bedanken, oder in Form von einem Preisnachlass. Das führt (manchmal unbewusst) zur Fortsetzung des positiven Zahlverhaltens.
5. Mahnschreiben nicht hinausschieben
Sollte es unverhofft doch zu einem Mahnschreiben kommen, sollten Sie damit nicht zu lange warten. Sie sollten eine Mahnung frühestens am nächsten Tag, doch spätestens innerhalb einer Woche nach Ablauf der Bezahlungsfrist verschicken.
Alarmglocken
Bevor man erfährt, dass eine Firma Konkurs gemacht hat, haben bei Ihnen vielleicht schon die Alarmglocken geläutet. Sie können sich selbst darauf trainieren, Signale zu erkennen, die auf Zahlungsunfähigkeit bei Ihren Kunden deuten: wie etwa Ausreden und Versprechungen, plötzliche Unerreichbarkeit, keine Rückmeldung und Verzögerung beim Zahlen. Statt einer Mahnung könnten Sie den betreffenden Kunden auch mal anrufen und ihn direkt fragen, warum die Zahlungen sich immer wieder verzögern. Gegenseitiges Verständnis kommt einem guten Arbeitsverhältnis immer entgegen. Auch in solchen Fällen helfen klare Vereinbarungen, die man am besten schriftlich festlegt. Wenn der Kunde dennoch nicht reagiert, sollten Sie einen Schluss ziehen und eine Mahnung schicken.
Automatische Mahnungen
Wir hoffen, dass die obengenannten Tipps helfen, Zahlungsausfall für Ihr Unternehmen zu reduzieren. Unser InformerOnline online Buchhaltungsprogramm bietet die Möglichkeit, Mahnschreiben automatisch zu verschicken. Mit dem User SchnellerBezahlt-Tool haben Sie immer einen klaren Überblick über Ihre Schuldnerverwaltung, damit Sie gegebenenfalls direkt agieren können. Nach Ablauf der Bezahlungsfrist bestimmen Sie selbst, an welchem Tag die erste oder folgende Mahnung verschickt werden soll. Somit wird das automatisch für Sie erledigt und brauchen Sie sich der peinlichen Konfrontation nicht persönlich zu stellen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Rechnungen nach einem Erinnerungs- oder Mahnungsschreiben tatsächlich schneller bezahlt werden. Außerdem kommen automatische Mahnungen den Unternehmern entgegen, da sie ihre Schuldner nicht persönlich kontaktieren oder anrufen müssen. Richten Sie sich darum bald eine online Buchhaltung ein und bekommen auch Sie Kontrolle über Nichtzahler und fragwürdige Schuldner. Sollte es mit der Einstellung für das Mahnschreiben nicht klappen, oder haben Sie sonst noch Fragen über Ihre online Buchhaltung? Schicken Sie einen Chatbericht an einem unserer Mitarbeiter oder schauen Sie in unsere Wissensbank.
