Online vs. offline Buchhaltung: Der Vergleich
Du machst dich gerade selbstständig oder baust dir ein Unternehmen? Du führst bereits eine offline Buchhaltung, fragst dich aber ob auf eine online Buchhaltung umschalten solltest? Dann enthält dieser Blogeintrag bestimmt ein paar wichtige Informationen für dich!
Wir von Informer sind der klaren Meinungen, dass die Online Buchhaltung die Buchhaltung der Zukunft ist. Warum das so ist und weshalb immer mehr Unternehmer von der altmodischen Methode auf ein Buchhaltungsprogramm umsteigen, lernst du hier. Wir stellen dir die Online Buchhaltung vor und zeigen dir die Vor-und Nachteile, damit du dich am Ende entscheiden kannst, welche Methode besser zu dir passt.
#IchMachMeineBuchhaltungSelbst
- Kosten
Einen monatlichen Betrag für ein Programm zu zahlen kann abschreckend wirken. Viele denken vielleicht an den Beitrag, den man im Fitnessstudio oder bei sonstigen Vereinen zahlt und verbinden somit vielleicht eher negative Gefühle mit dieser Art von Zahlung. Doch besonders hier ist es wichtig zu beachten, dass du für die altmodische Methode mehr Geld für den Steuerberater und die Verwaltungs- und Archivierungskosten zahlen würdest. Außerdem hast du im vorhinein hohe Anschaffungskosten für Büromaterialien, Backup Software und sonstigste elektronische Speichermedien. Bei der online Version liegt alles für dich bereit und du bist sofort startklar, ohne vorher zu investieren. Außerdem bedeuten durgehende Kosten auch eine kontinuierliche Leistung und Unterstützung in Form von z. B. Wartung
und Pflege des Programms, automatische Backup’s und Updates.
Bedachte auch, dass dir eine Online Buchhaltung ein Komplettpaket bietet, mit dem du nicht nur Buchhalten kannst, sondern auch Rechnungen schreiben und Kontakte verwalten kannst. Wenn du diese Dinge alle selbst organisieren müsstest, müsstest du weitaus mehr Zeit und Geld investieren. Du dir sparst dir also viel Mühe und Zeit, weil alles an Ort und Stelle ist. Zeit, die du deinen Projekten und Kunden widmen kannst.
- Zugänglichkeit und Übersichtlichkeit
Was die Zugänglichkeit angeht, liegt die online Buchhaltung ganz klar vorne. Nach dem Erhalt der Login-daten, kannst du sofort von einem Gerät deiner Wahl loslegen. Somit kannst du deine Buchhaltung mit der App am Handy immer dabeihaben und sofort Rechnungen und Quittungen speichern. Du musst sie nicht erst mit zur Arbeit nehmen und dann verwalten. Ein weiteres Plus ist, dass deine Mitarbeiter und dein Steuerberater auch einloggen können, wenn sie Zugang auf deine Daten brauchen. Du siehst also, diese Art von Buchhaltung kannst du immer führen, egal zu welcher Uhrzeit und egal wo auf der Welt du dich gerade befindest. das Einzige, was du brauchst, ist ein Browser und eine Internetverbindung.
Wenn du deine Buchhaltung auf einem USB-Stick oder nur an Hand von Papierdokumenten aufbewahrst, ist das natürlich weniger praktisch. Die Zusammenfassung der Daten ist zeitaufwendiger, da die Daten nicht systematisch gespeichert werden. Außerdem kannst du die Daten nicht so leicht mit anderen Teilen. Um ein offline System zu optimieren musst du viel Zeit in Management investieren und Geld für Software oder Büromaterialien ausgeben, die dir hilft deine Daten zu ordnen. Wenn du aber jemand bist, der seine Daten lieber in den Händen hält, als in Listen am Laptop, dann ist die altmodische Variante auch eine Option. Wenn du die offline Variante aber ohne Steuerberater führen möchtest um Kosten zu sparen, musst du ein Organisationstalent sein und dir eine gute Taktik überlegen, damit deine Daten immer zugänglich sind. Du musst sie systematisch für die Steuererklärung vorbereiten! Obendrein musst du deinen Finanzstatus selbst kalkulieren, was enorm wichtig ist um gute finanzielle Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.
- Die Aufbewahrungspflicht erfüllen
Du bist gesetzlich verpflichtet, deine Verwaltung mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Deshalb ist es wichtig immer Back-ups durchzuführen, bzw. die Daten verlässlich aufzubewahren. Hier kann natürlich einiges schief gehen: Daten könnten verloren gehen, überschrieben oder verfälscht werden.
Für die online, aber auch die offline Buchhaltung ist das Erstellen von Backups für die Speicherung deiner eine wichtige Sicherheitsmaßnahme. Der wohl größte Unterschied bei der offline Buchhaltung ist, dass du selbst für deine Backups, bzw. für die Archivierung verantwortlich bist. Wenn du ein elektronisches Speichermedien benutzt, ist es wichtig, dass du acht gibst, dass deine Daten übersichtlich gespeichert werden und das nicht überschrieben wird. Solltest du deine Daten in Papierform speichern, riskierst du, dass bei einem Feuer oder einem Wasserschaden deine Daten beschädigt oder verloren gehen könnten. Außerdem verbrauchst du Unmengen an Papier, was die Umwelt belastet. Wir würden dir also raten, deine Daten auf jeden Fall elektronisch zu speichern.
Bei der online-Version gibst du diese Verantwortung ab. Deine Daten werden in der Cloud gespeichert, damit alles übersichtlich und verlässlich gespeichert ist. Somit ist alles jederzeit abrufbreit. Außerdem werden regelmäßige automatische Backups erstellt, womit sichergestellt wird, dass du immer auf der sicheren Seite bist und nichts verloren gehen kann. Dazu brauchst du keine CDs, USB-Sticks, Disc oder Papierordner. Es ist alles an Ort und Stelle und für dich.
- Sicherheit
Wenn es die Sicherheit betrifft, würden vielleicht viele Unternehmer gefühlsmäßig eher auf offline-Systeme setzen. Leider trifft das nicht immer zu. Denn besonders Papierdokumente können verloren gehen, USB Sticks können entwendet und Computer gehackt werden. Wenn die Daten nicht zusätzlich gesichert sind, besteht also die Gefahr, dass sich jemand Zugang zu den Daten verschaffen könnte. Außerdem könnten deine Daten im Falle von eines Brandes oder eines Wasserschadens zerstört werden und somit verloren gehen. In der Cloud kann dir das nicht passieren.
Bei der Online Buchhaltung hast du vielleicht das Gefühl, dass du die Kontrolle abgeben musst. Vielleicht ist es auch ein ungewohntes Gefühl einem Programm zu vertrauen. Die gute Nachricht ist aber, dass hinter diesem Programm ein Team steht, welches stets daran arbeitet, dass deine Datensicherheit zu jeder Zeit garantiert ist. Es ist somit natürlich wichtig, dass du bei der Wahl deiner Online Buchhaltung ein anerkanntes Programm wählst, da dort die Sicherheit kontinuierlich kontrolliert und gegebenenfalls verbessert wird. Ob ein Buchhaltungsprogramm Datensicherheit garantiert erkennst du u. a. an den Gütesiegeln.
- Robotic Accounting
Durch Robotic Accounting sind viele Prozesse mit deiner Online Buchhaltung verbunden, die dir viel Zeit sparen. Zum Beispiel werden alle Bankaktivitäten, die du tätigst, sofort in deiner Buchhaltung vermerkt und dein Saldo wird angepasst. Wenn du offline arbeitest musst du das natürlich selber machen. Gerade durch Robotic Accounting kannst du wohl am meisten Zeit einsparen, denn die Online Buchhaltungen setzen vor allem auf Automatisierung. Das heißt, es werden dir viele Arbeitsschritte abgenommen und Buchungen werden logisch miteinander verknüpft. Der durchschnittliche Unternehmer, würde mindestens 14 Stunden im Monat für dieselbe Arbeit brauchen.
Darüber hinaus, wird online Buchhalten immer benutzerfreundlicher. Schwierige Rechnungslegungsgrundsätze finden immer mehr im Hintergrund statt, wodurch du als Unternehmer eigentlich auch ohne Buchhaltungskenntnisse, easy deine Buchhaltung selber machen kannst.
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Wenn du Fragen hast, steht dir unser Team immer zur Verfügung. Außerdem haben wir einen gratis Buchhaltungskurs für dich entwickelt, der dir die wichtigsten Grundlagen Schritt für Schritt beibringt. Du wirst schnell merken, dass Buchhalten sogar Spaß machen kann.
