Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung wird von einem Unternehmen bzw. einer Person erstellt, die eine Ware oder eine Dienstleistung einem Käufer anbietet. Auf Englisch wird sie auch "order confirmation" genannt.In diesem Artikel erklären wir dir:

       
• den Inhalt einer Auftragsbestätigung
       
• wann eine erforderlich ist
       
• Download für eine kostenlose Vorlage

Inhalt

Für eine Auftragsbestätigung gibt es keine festgelegte Vorlage. Sie sollte sich daher am zuvor erstellten Angebot sowie am Kundenauftrag orientieren. Jedoch sind folgende Punkte sinnvolle Inhalte einer Auftragsbestätigung:

       
• Kundendaten (Name, Anschrift, etc.)
       
• Firmendaten des Auftragnehmers
       
• aktuelles Datum
       
• Bezeichnung, Menge und Preis der Produkte/Leistungen
       
• Liefer- oder Leistungsdatum
       
• Zahlungsbedingungen
       
• Gerichtsstand
       
• Eigentumsvorbehalt

Da es keine formalen Regeln für den Inhalt gibt, muss auch nicht zwingend eine Unterschrift auf die Auftragsbestätigung. Möchtest du eine setzen, ist das natürlich völlig in Ordnung. Du kannst auch deinen Kunden bitten, sie zu unterschreiben, falls du sichergehen möchtest, dass er weiterhin einverstanden ist. Das ist aber auch nicht Pflicht.

Wann muss ich eine Auftragsbestätigung schreiben?

Nur weil ein Auftrag erteilt wird, heißt das nicht automatisch, dass eine Auftragsbestätigung notwendig ist. In einigen Fällen ist diese Bestätigung allerdings ein wichtiger Bestandteil. Zum Beispiel wenn die Bestellun geändert werden sollte, sie zu spät erfolgt oder bei Bestellungen, denen kein Angebot zuvor ging. Wurde jedoch von einem Unternehmen ein freibleibendes Angebot versendet und daraufhin erfolgt eine Bestellung, muss eine Auftragsbestätigung erstellt werden. Es ist ebenfalls sinnvoll eine Bestätigung zu schreiben, wenn beispielsweise ein Neukunde das erste Mal bei dir bestellt. So können Missverständnisse vorgebeugt werden und die Vereinbarung ist klar und schriftlich zusammengefasst.