Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Eine Aufbewahrungspflicht ist eine rechtliche Verpflichtung der Steuerbehörden, bestimmte Finanzdaten für einen festgelegten Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren. Diese Aufzeichnungspflicht gilt für jeden Unternehmer, ganz gleich, wie groß oder klein das Unternehmen ist.

Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

Damit die Steuer- und Zollverwaltung problemlos Kontrollen durchführen kann, ist es wichtig, dass du als Unternehmer die Basisdaten aufbewahrst. Du musst dies für die letzten 7 Jahre tun. Zu den Basisdaten gehören die folgenden Punkte:

• Hauptbuch
• Schuldner und Gläubiger
• Einkaufs- und Verkaufsunterlagen
• Alle Lohnunterlagen

Darüber hinaus ist es auch wichtig, Daten zu speichern, die sich z. B. auf Immobilien beziehen. Die Aufbewahrungsfrist dafür ist etwas länger, nämlich 10 Jahre. Du kannst die Frist immer mit den Steuerbehörden besprechen, damit sie kürzer ausfallen kann.

Warum ist die Steuer- und Zollverwaltung zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet?

Die Aufbewahrungspflicht dient dazu, den Steuerbehörden die Möglichkeit zu geben, Aufzeichnungen zu prüfen, die bis zu 7 Jahre zurückliegen. Es kann verschiedene Gründe für eine Inspektion geben. Zum Beispiel, wenn es eine verdächtige Erklärung gibt. Aber auch, wenn gegen einen bestimmten Lieferanten oder Geschäftspartner deines Kunden ermittelt wird. Der Inspektor der Steuer- und Zollverwaltung prüft dann, ob es Fehler oder Unregelmäßigkeiten in der Verwaltung gibt.Auch wenn ein Inspektor nicht oft kommt, ist es wichtig, dass deine Verwaltung in Ordnung ist. Eine ordnungsgemäß eingerichtete Buchführung trägt nicht nur zur Erfüllung der Buchführungspflicht bei. Außerdem erhälst du als Unternehmer eine zuverlässige Datenquelle und Kontrolle über deine Zahlen.

Die Aufbewahrungspflicht in Ihrer Online-Buchhaltung

Mit dem Online-Buchhaltungsprogramm InformerOnline kannst du einfach und schnell den Überblick über deine Verwaltung für die kommenden Jahre behalten. In allen verfügbaren Übersichten kannst du auswählen, welche Jahre du sehen möchtest. Darüber hinaus gibt es keine Begrenzung der Anzahl der Jahre in einer Verwaltung. Das macht es dem Steuerprüfer leicht, die Zahlen zu überprüfen. Schließlich gibt es noch ein Archiv, in das du Dokumente hochladen kannst, die du in deiner Verwaltung aufbewahren möchtest.